Talanx AG - Teilnahme am E-Mail-Versand der Einladungsunterlagen

Talanx Hauptversammlung 2021

Ihre Anmeldung zum elektronischen Versand der Einladungsunterlagen

Sehr geehrte Aktionärin, sehr geehrter Aktionär,

leider ist die Anmeldung zum elektronischen Versand der Einladungsunterlagen derzeit geschlossen. In Kürze steht Ihnen das Aktionärsportal für die ordentliche Hauptversammlung 2021 zur Verfügung.

Nutzungsbedingungen für die Teilnahme am E-Mail-Versand der Einladungsunterlagen der Talanx AG

Registrierung für den E-Mail-Versand
Der zukünftige Versand der Einladungsunterlagen bedarf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Diese erteilen Sie, indem Sie sich für den E-Mail-Versand der Einladungsunterlagen registrieren.
Ihre Einwilligung kommt erst anlässlich der nächsten Hauptversammlung der Talanx AG im Jahr 2021 zum Tragen.

Nach der Registrierung für den elektronischen Versand steht Ihnen kein gedruckter Anmeldebogen zur HV mehr zur Verfügung. Zur Anmeldung Ihrer Aktien sowie zur Eintrittskartenbestellung, Vollmachtserteilung und Briefwahl steht Ihnen der Online HV-Service auf der Website der Talanx AG zur Verfügung.
E-Mail-Adresse
Bitte geben Sie für den elektronischen Versand eine E-Mail-Adresse an, auf die Sie regelmäßig Zugriff haben. Für den regelmäßigen Abruf und die Funktionsfähigkeit der E-Mail-Adresse ist der Nutzer verantwortlich. Sollte die Talanx AG beim elektronischen Versand der Einladungsunterlagen eine technische Rückmeldung über die Nicht-Zustellbarkeit der Hauptversammlungseinladung erhalten, wird die Talanx AG Ihnen die Einladungsunterlagen auf dem Postweg übermitteln.
Personengemeinschaften/Juristische Personen
Sofern Sie die Registrierung zum E-Mail-Versand der Einladungsunterlagen für eine Personengemeinschaft (z.B. Ehepaare), Personengesellschaften oder juristischen Personen vornehmen, müssen Sie von allen Mitgliedern der Personengemeinschaft, der Personengesellschaft oder der juristischen Person hierzu bevollmächtigt sein.
Widerruf der Einwilligung
Sie können Ihre Einwilligung zum E-Mail-Versand der Einladungsunterlagen grundsätzlich jederzeit widerrufen. Erfolgt Ihr Widerruf aber erst nachdem eine Hauptversammlung der Talanx AG einberufen wurde, so wird Ihr Widerruf erst zur darauffolgenden Hauptversammlung wirksam.

Zum Widerruf Ihrer Einwilligung zum E-Mail-Versand senden Sie entweder eine E-Mail an:
ir@talanx.com
oder senden einen formlosen Brief mit dem Widerruf an:
Talanx AG, Investor Relations, HDI-Platz 1, 30659 Hannover, Deutschland.

Bitte geben Sie in jedem Fall Ihre Aktionärsnummer an, auf welche sich der Widerruf bezieht.

Informationen für Aktionäre und deren Vertreter zum Datenschutz gem. Art. 13, 14 DSGVO

Mit diesem Datenschutzhinweis informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Talanx AG im Zusammenhang mit Ihrer Stellung als Aktionär oder Aktionärsvertreter und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder mittels direkter oder indirekter Zuordnung zu einer Kennung, wie beispielsweise einem Namen oder einer Kennnummer, identifizierbare natürliche Person beziehen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die
Talanx AG
Group Data Protection
HDI-Platz 1
30659 Hannover
E-Mail: privacy@talanx.com
Die für uns zuständige Datenschutzbehörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, die Ihnen ebenfalls bei Fragen oder Beschwerden zur Verfügung steht.
Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?
Die Talanx AG verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten nach den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO"), des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG") sowie des Aktiengesetzes („AktG“) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.
Die Aktien der Talanx AG sind auf den Namen lautende Stückaktien. Für solche Aktien sieht § 67 AktG vor, dass diese unter Angabe des Namens, des Geburtsdatums und der Adresse des Aktionärs (Postanschrift sowie elektronische Adresse) sowie der Stückzahl in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. Falls Sie nicht mit der Bereitstellung dieser Daten einverstanden sind, können Sie nicht in das Aktienregister eingetragen werden und Ihre Rechte als Aktionär nicht wahrnehmen. Die beim Erwerb, der Verwahrung oder der Veräußerung Ihrer Aktien mitwirkenden Intermediäre (z.B. Kreditinstitute) leiten für Sie diese sowie weitere für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben (z.B. Staatsangehörigkeit, Geschlecht und einreichende Bank) an das Aktienregister weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking AG, Frankfurt, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Intermediäre (z.B. Kreditinstitute) ausführt.

Die Talanx AG verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Dazu gehört die Führung des Aktienregisters, die Identifikation der Aktionäre, die Kommunikation mit den Aktionären, die Ausübung der Rechte der Aktionäre, die Abwicklung von Hauptversammlungen und die Zusammenarbeit mit den Aktionären.

Im Zusammenhang mit der Hauptversammlung verarbeitet die Talanx AG Ihre personenbezogenen Daten zu dem Zweck, die Anmeldung und Teilnahme an der Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich der Erteilung, dem Widerruf und dem Nachweis von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen. Ohne die Bereitstellung der betreffenden Daten ist die Ausübung von Stimmrechten und anderer versammlungsbezogener Rechte nicht möglich. Dies umfasst die folgenden Verarbeitungsvorgänge:

Beginnend mit der Hauptversammlung im Jahr 2021 besteht die Möglichkeit, sich freiwillig für den Versand der Einladung zur Hauptversammlung mit Tagesordnung an die eigene E-Mail-Adresse zu entscheiden. Aktionäre müssen sich dafür auf einem entsprechenden Portal registrieren. Zur erfolgreichen Durchführung der Registrierung benötigt und verarbeitet die Talanx AG die Aktionärsnummer, den Aktionärsnamen und die E-Mail-Adresse (sowie optional die Telefonnummer). Nach erfolgreicher Registrierung speichert die Talanx AG die erforderlichen Daten (insbesondere E-Mail-Adresse) im Aktienregister und verarbeitet diese zur Versendung von Einladungen für Hauptversammlungen mit Tagesordnung an die E-Mail-Adresse des jeweiligen Aktionärs. Ohne die Bereitstellung der Daten auf dem Portal kann die Registrierung nicht erfolgreich abgeschlossen werden und der Versand der Einladung zur Hauptversammlung mit Tagesordnung an die E-Mail-Adresse ist nicht möglich. In diesem Fall wird die Talanx AG die Einladung zur Hauptversammlung mit Tagesordnung weiterhin an die Postanschrift zusenden.

Die Talanx AG verarbeitet im Rahmen der Anmeldung eines Aktionärs für die Hauptversammlung die erforderlichen im Aktienregister gespeicherten sowie die vom Aktionär angegebenen bzw. aus diesem Anlass von seiner Depotbank übermittelten Daten (insbesondere Vor- und Nachnamen, Wohnort oder Adresse, E-Mail Adresse Aktienanzahl, Aktiengattung sowie Besitzart).

Soweit die Ausübung von Rechten im Rahmen der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten erfolgt, verarbeitet die Talanx AG die in der Vollmachtserteilung angegebenen personenbezogenen Daten des Aktionärs sowie Vor- und Nachname, Wohnort oder Adresse und E-Mail Adresse des Bevollmächtigten. Im Falle der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an einen von der Talanx AG benannten Stimmrechtsvertreter werden zudem die erteilten Weisungen verarbeitet und die Vollmachtserklärung von der Gesellschaft drei Jahre nachprüfbar festgehalten.

In der Hauptversammlung wird im Fall der Vertretung von Stimmrechten durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter gem. § 129 AktG ein Teilnehmerverzeichnis mit den folgenden personenbezogenen Daten geführt: Vor- und Nachname sowie Wohnort des vertretenen Aktionärs und seines Vertreters, Aktienanzahl, Aktiengattung, Anzahl der Stimmrechte und Besitzart. Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, wird die Talanx AG diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen. Ebenso wird die Talanx AG Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Internetseite der Talanx AG zugänglich machen (§§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten der Aktionäre für Zwecke der Identifikation, der Kommunikation mit den Aktionären, der Ausübung der Rechte der Aktionäre, der Führung des Aktienregisters und für die Zusammenarbeit mit den Aktionären ist Art. 6 (1) c) DSGVO i. V. m. § 67e Abs. 1 AktG.

Darüber hinaus verarbeitet die Talanx AG Ihre personenbezogenen Daten auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage für die vorstehend beschriebenen Datenverarbeitungsvorgänge ist jeweils Art. 6 (1) c) DSGVO. Danach ist eine Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt. Die Verpflichtung zur Vornahme der vorstehend beschriebenen Verarbeitungsvorgänge ergibt sich jeweils aus dem Aktiengesetz. Die Verarbeitung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist jeweils erforderlich, um die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten der Talanx AG zu erfüllen.

In Einzelfällen kann die Gesellschaft Ihre Daten auch zur Wahrung der berechtigten Interessen der Gesellschaft oder eines Dritten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeiten. Das ist der Fall, wenn die Talanx AG z.B. bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre oder Gruppen von Aktionären aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen muss, um Rechtsvorschriften bestimmter Länder nicht zu verletzen. Daneben verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erstellung von internen Statistiken (z.B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl der Transaktionen oder für Übersichten der größten Aktionäre). Die Talanx AG verarbeitet Ihre Daten (insbesondere Name, postalische Anschrift oder E-Mail-Adresse, sowie die Angabe, dass Sie Aktionär(in) der Talanx AG sind) auch für Zwecke der Werbung für Produkte und Dienstleistungen der Talanx AG. Die Talanx AG hat ein berechtigtes Interesse daran, die vorgenannten personenbezogenen Daten in angemessenem Umfang für postalische Information über Produkte und Dienstleistungen und damit zur Umsatzförderung zu nutzen. Sonstige werbliche Kommunikation mit Ihnen erfolgt ausschließlich und nur dann, wenn Sie hierfür Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) erteilt und diese nicht widerrufen haben. Sollte beabsichtigt werden, Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck zu verarbeiten, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren. Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Artikel 22 DSGVO oder ein Profiling ein.
An welche Kategorien von Empfängern werden Ihre Daten ggf. weitergegeben?
Nachfolgend informieren wir Sie darüber, an welche Kategorien von Empfängern wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben:

Externe Dienstleister:
Für die Verwaltung und technische Führung des Aktienregisters, für den Betrieb des Registrierungsportals für den E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung mit Tagesordnung, sowie zur Ausrichtung der Hauptversammlung bedienen wir uns externer Dienstleister, die Ihre personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter nach unseren Weisungen im Einklang mit Art. 28 DSGVO verarbeiten.

Aktionäre/Dritte:
Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können Aktionäre bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung auf Antrag Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über Sie ggf. erfassten Daten erlangen. Das Teilnehmerverzeichnis wird zudem im Rahmen der Hauptversammlung anwesenden Teilnehmern zugänglich gemacht. Im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden Ihre personenbezogenen Daten gemäß den gesetzlichen Vorschriften veröffentlicht.

Weitere Empfänger:
Im Rahmen gesetzlicher Vorschriften können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern, wie etwa Behörden und Gerichten, zu übermitteln (z.B. bei der Veröffentlichung von Stimmrechtsmitteilungen nach den Bestimmungen des Wertpapierhandelsgesetzes und der Mitteilung an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten).
Die Übermittlung personenbezogener Daten an einen Empfänger in einem Drittland (Länder außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums) ist nicht beabsichtigt. Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland übermitteln wollen, erhalten Sie hierüber vorher eine gesonderte Information.
Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?
Grundsätzlich löschen oder anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald und soweit sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, gesetzliche Nachweis- und/oder Aufbewahrungspflichten (nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) verpflichten uns zu einer weiteren Speicherung. Erlangen wir oder Intermediäre Kenntnis davon, dass ein Aktionär nicht mehr Aktionär der Gesellschaft ist, speichern wir dessen personenbezogene Daten vorbehaltlich anderer gesetzlicher Regelungen nur noch für höchstens zwölf Monate. Die Daten im Zusammenhang mit Hauptversammlungen werden regelmäßig nach drei Jahren gelöscht oder anonymisiert. Die im Aktienregister gespeicherten Daten werden nach der Veräußerung der Aktien regelmäßig zehn (10) Jahre aufbewahrt. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur auf, wenn dies im Einzelfall im Zusammenhang mit Rechtsverfahren, insbesondere Ansprüchen, die gegen die Talanx AG oder seitens der Talanx AG geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren), erforderlich ist.

Unabhängig von der Speicherung der jeweiligen Daten im Aktienregister speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung bis zu Ihrem Widerspruch oder im Fall einer Einwilligung bis zu deren Widerruf.
Welche Rechte haben Sie?
Soweit wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeiten, stehen Ihnen unter den gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden Rechte zu:
- Recht auf Auskunft über die seitens der Talanx AG über Sie gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
- Recht auf Berichtigung unrichtiger über Sie gespeicherter Daten (Art. 16 DSGVO);
- Recht auf Löschung Ihrer Daten, insbesondere, sofern diese für die Zwecke, für die sie ursprünglich erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO);
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), insbesondere, sofern die Verarbeitung Ihrer Daten unrechtmäßig ist oder die Richtigkeit Ihrer Daten durch Sie bestritten wird (Art. 18 DSGVO);
- Allgemeines Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, soweit die Verarbeitung lediglich zur Wahrung der berechtigten Interessen der Gesellschaft erfolgt (Art. 21 DSGVO);
- Beschwerderecht: Für Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter den angegebenen Kontaktdaten zur Verfügung. Unabhängig davon haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen.
- Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Direktwerbung
  Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten für Zwecke der Direktwerbung einzulegen, wenn Sie keine Werbung wünschen; dies gilt auch für Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Bitte nutzen Sie die oben genannten Kontaktdaten der Talanx AG für den Widerspruch. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
  
  Auch Aktionäre, die keine natürlichen Personen sind, haben gem. § 67 Abs. 6 S. 4 AktG das Recht, der Verwendung der Daten aus dem Aktienregister für Zwecke der Werbung zu widersprechen. Bitte richten Sie ihren Widerspruch ebenfalls an die oben genannten Kontaktdaten der Talanx AG.
Als Verantwortliche weist die Talanx AG darauf hin, dass die Durchführung der Hauptversammlung erfordert, personenbezogene Daten von Ihnen zu verarbeiten. Details zu seitens Talanx AG erfolgenden Datenverarbeitung, Ihren Rechten - einschließlich der Möglichkeit zum Widerspruch / Widerruf - und den Datenschutz-Ansprechpartnern erhalten Sie unter https://www.talanx.com/de/datenschutz.

Support und Kontaktdaten

Für Rückfragen zur Registrierung zum zukünftigen E-Mail-Versand der Einladungsunterlagen steht Ihnen unsere Hotline unter 0800 7823200 (kostenfrei) und aus dem Ausland unter +49 (0) 89 21027 333 von Montag bis Freitag (außer an Feiertagen), 9:00 - 17:00 Uhr, zur Verfügung.